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英語メールの書き方と表現一覧(挨拶、書き出し、締め)

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英語でメールを書かなくてはいけないけど、適切な表現がわからない!
TOEICの点数が中途半端に高いせいで、英語メールを書くように上司に言われて困る!

夫は英語でメールを書く機会が増えてきたようですが、なかなか英語メールをサラサラと書けるようにはならず、いつもネットで調べながら時間をかけて英語メールを書いているようです。

なかなかしっくりくる表現が見つけられないようでしたが、外国の方から受けたメールの表現をストックして、メールを書く時に役立てているようです。

今回は、夫が集めた自分用の英語メールに役立つ表現集をまとめてみようと思います。
「冒頭」「内容」「文末」の3パートに分けてご紹介します。

冒頭編(書き出し)

まずは、メールの冒頭の書き方から。

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宛名の書き方

Dear Mr./Ms.~,
「親愛なる~様」

日本語で言う「~様」という、宛名の書き方です。

定番は、男性ならMr.で女性ならMs.です。とりあえずこれを覚えておけば良いでしょう。
相手が博士号を持っているならDr.、教授ならProf.という敬称を使うこともあります。

Mr.やMs.といった敬称の後は、名前(フルネームか、ファミリーネーム(苗字のみ))を書いて、カンマで改行です。
相手と親しい間柄であれば、Dear ~(名(ファーストネーム))というのもありです。

例)Dear Ms. Yamaco YAMADA,
 →相手が女性、フルネームで書く場合

例)Dear Ms. YAMADA,
 →相手が女性、ファミリーネームのみを書く場合

例)Dear Yamaco,
 →親しい相手とのメールで、敬称(Mr.やMs.など)を使わず、ファーストネーム(名)のみの場合

相手が男性ならMr.ですし、博士号を持っているならDr.という書き方になります。
男性か女性かわからない場合は、Dear Mr./Ms. Yamada, という書き方もできます。

ネイティブは、Hi Yamaco, という感じで書き出すことが多いようですが、初めての相手だったり、地位の高い相手だったりすると、なかなかハードルが高いですよね。

ちなみに、相手の名前もわからないときは、
Dear Sir / Madam, (相手が複数なら、Dear Sirs / Madams,)
To whom it may concern,
「関係者各位」

という書き方をする手もあります。

お世話になります(の代わり)

Greetings from ~
「~(会社名)からご挨拶申し上げます」

英語で「お世話になります」という表現はありません。
何か冒頭に何か入れたいなら、Greetings from xxx corporation.(自分の会社名を入れて、XXX会社よりご挨拶申し上げます。)という表現が便利です。

例)Greetings from Yamada Corporation.
「ヤマダ株式会社よりご挨拶申し上げます」

まぁ、英語メールの場合はいきなり用件から入るものですし、「お世話になります」に代わるような言葉が無くても大丈夫です。

最初メールをするときに使っても、同じ相手とメールが往復するうちに使わなくなってきます。

 

用件を伝える表現

I would like to inform you that ~.
「~についてご連絡いたします(~には主語、述語のある文を入れる)」

I would like to inform you of ~
「~についてご連絡いたします(~には、名詞(節)が入る)」

とにかく、英語メールでは何の用件なのかを「冒頭で」書く必要があります。

Greetings from~の文章なしで、いきなり用件から書き出しても良いくらいです。

例)I would like to inform you that our president is planning to visit your office next month.
「弊社社長が貴事務所を来月訪問することを計画していることを連絡いたします」

例)I would like to inform you of his flight schedule.
「彼のフライトスケジュールを連絡いたします」

他にも、何かを質問したい場合や、(返事が来ないときに)リマインドしたい場合の表現からスタートしても良いです。

例)This is my second e-mail just in case you haven’t read it.
「(前のメールを)読んでいなかったかもしれませんので、念のため再送いたします。」

例)I am writing to inquire about your product.
「貴社製品についてお尋ねしたく、メールいたしました」

上司の代わってメールする、会社や部署を代表してメールする場合の表現

I am writing on behalf of Mr./Ms. ~.
「~に代わって連絡しております(~には、上司や役員の名前を入れる)」

英語が苦手な上司や、忙しい役員に代わって、立場が上の方へ連絡するのは気が引けるものです。

この表現を使えば、その後の内容が自分の考えではなくて、役員や上司の考えであることが伝わるため、文章がぐっと書きやすくなります。

例)I am writing on behalf of Mr. Yamada, CEO of YAMADA Corporation.
「ヤマダ株式会社のCEOであるヤマダに代わって連絡しております」

また、同じ表現で、会社や部署を代表して連絡していることを伝えることもできます。

例)I am writing on behalf of Sales Marketing Division of Yamada Corporation.
「ヤマダ株式会社のセールス・マーケティング課を代表して連絡しております」

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内容編

さて、冒頭で要件や挨拶を済ませたら、具体的なメールの内容を書いていきます。

何かをお願いする

以下で紹介する表現は、どれでも失礼ということはないです。
ただ、いつも同じフレーズを使うよりは、状況に応じて使い分ける方が良いです。
(日本語でも、~幸いですという表現ばかり使いませんよね?)

It would be grateful if you could ~
「~していただけますと幸いです」

Could you please ~ ?
「~していただけますでしょうか?」

I would appreciate ~
「~していただけますと幸いです」

例)It would be grateful if you could let me know the best date and time for a meeting
「ミーティングに都合の良い日時を教えていただけますと幸いです。」

例)Could you please send me a copy of your passport?
「パスポートコピーを送付していただけますか?」

例)I would appreciate your understanding.
「ご理解いただけますと幸いです。」

お礼を伝える、感謝する

Thank you for ~
「~をありがとう」

例)Thank you for taking your time to have a meeting with us today.
「今日は私たちとの打ち合わせにお時間を割いていただきありがとうございます」

一番シンプルな表現です。
これが間違いということはありませんが、もうひとつ上の表現も覚えておきたいです。

I appreciate ~
「~に感謝いたします」

I am grateful to ** for ~
「~してくれた**に感謝しています」

例)We appreciate your kindness.
「あなたの親切さに感謝しています」

例)I am grateful to you for your help.
「私はあなたが手伝ってくれたことに感謝しています」

迷惑かけたことを謝罪する(謝る)

I am sorry for ~
「~(について)すみません、お手数をおかけします」※自分に非がない場合でも

I apologize for ~
「~(について)申し訳ありません」※自分に非があり、明確に謝罪する

明確に自分に非があり、それを誤る必要があるときには、apologizeを使うようにしましょう。

逆に、自分に非がない場合(これから原因を調べる場合など)は、I am sorry for ~. という表現にとどめておくのも手です。

(I am sorry. I apologize.だけの表現は、どちらも自分に非を認めるようですので注意です。I am sorry for ~で、~について残念に思います、お手数をおかけしますというニュアンスにできるとか)

例)I am sorry for the inconvenience it may have caused.
「ご不便をおかけしすみません(お手数をおかけいたします)」

例)I sincerely apologize for the inconvenience I caused you with this matter.
「この件でご迷惑をおかけし、誠に申し訳ありません」

添付ファイルを送る

as an attachment
「添付として」

例)I sent you the file as an attachment.
「ファイルを添付で送りました」

refer to the attachment
「添付を参照して」

例)Please refer to the attachment for your questions
「ご質問に関しては、添付をご参照ください」

以下の~

please refer to ~below
「以下の~を参照ください。」

例)Please refer to the link below for details it.
「その詳細については、以下のリンクを参照ください。」

as follows
「以下の通りです。」

例)The schedule is as follows.
「スケジュールは以下の通りです。」

文末編

さて、最後はメールの締めです。

「よろしくお願いします」に代わる無難な表現

I am looking forward to hearing from you.
「お返事お待ちしております」
→相手から回答が欲しいときなど、一般的によく使えるフレーズです。

Thank you for your understanding.
「ご理解いただきありがとうございます」
→メールの内容を念押しするような、使いやすい表現です。

If you require further information, please do not hesitate to contact me.
「さらに情報が必要でしたら、遠慮なくご連絡ください」

早く返信が欲しい場合

Your prompt reply would be highly appreciated.
早急に返信いただけますと幸いです。

最後の挨拶

日本語でいうところの「敬具」という表現ですが、いくつかバリエーションがあります。
とりあえず、ふたつのパターンだけ覚えておいて、徐々にバリエーションを増やしていきましょう。

Best regards,
「最上の敬意を込めて」

→人と人とのやりとりを意識する場合につかう。ややカジュアルだけど、ビジネスメールでも問題なしの表現。

 

Sincerely,
「真心を込めて」

→ビジネスでのやり取り。フォーマルな締め。(仕事のメールでも、個人同士の側面を重視するならBest regards,で締める)

おわりに

ちょっと待ってください!送る前にスペルミスはチェックしましたか?
パソコン上の画面でチェックしても、スペルミスはなかなか見つけづらいです。
Wordにコピペして校閲をかけてみると意外と結構スペルミスをしているはずです。

さて、今回は、英語メールで使える表現をまとめてみました。
実際に英語メールを書いている夫が何度も使ってきたフレーズたちです。
ぴったり使える表現があれば、コピペして使ってもOKですが、文脈に当てはまるかなど、十分確認してから使いましょう。